Datenschutzerklärung

1. Verantwortlich für diese Webseite

2. Zwei Verantwortliche, getrennt

Diese Anwendung wird von Vermieterinnen und Vermietern genutzt, um ihre Objekte zu verwalten. Daraus folgt eine Trennung, die für Ihre Rechte wichtig ist:

• Für diese Webseite — Aufruf der Seiten, Anmeldung, Protokolldateien — ist der oben genannte Anbieter Verantwortlicher.
• Für die Daten innerhalb einer Verwaltung — Mietverhältnisse, Bewerbungen, Belege, Abrechnungen — ist die jeweilige Vermieterin oder der Vermieter Verantwortlicher. Der Anbieter verarbeitet diese Daten nur in deren Auftrag (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO) und nicht für eigene Zwecke.

Wenn Sie sich auf ein Zimmer bewerben, ist Ihre Ansprechpartnerin also die Vermieterin, nicht der Anbieter dieser Software. Ihre Anfrage leiten wir an sie weiter, wenn Sie sich an uns wenden.

3. Aufruf der Seiten

Beim Aufruf werden technische Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Das ist für den Betrieb erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Interesse an einem störungsfreien und sicheren Betrieb). Diese Protokolle werden beim Hosting-Dienstleister geführt und dort kurzfristig gelöscht.

4. Cookies

Diese Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines für die Sitzung, eines zum Schutz vor Formularfälschung (CSRF) und — nur für angemeldete Vermieterinnen, die Bewerbungen lesen — eines, das eine Hälfte des Entschlüsselungsschlüssels hält (siehe Abschnitt 6). Es gibt keine Analyse, keine Reichweitenmessung, keine Werbung und keine Einbindung fremder Inhalte. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5. Anmeldung und Konten

Für Vermieterinnen und Bewohner werden Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort-Prüfwert gespeichert. Passwörter werden nicht gespeichert, sondern nur als Einwegwert (bcrypt) — sie lassen sich daraus nicht zurückrechnen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Bewerbungen auf ein WG-Zimmer

Wer sich auf ein Zimmer bewirbt, schreibt eine E-Mail an die Adresse der Wohngemeinschaft. Verarbeitet werden dann die Angaben, die in dieser Mail stehen, sowie der weitere Schriftwechsel. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Mietverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — eine Einwilligung wird dafür nicht benötigt und deshalb auch nicht eingeholt.

Gestaffelte Erhebung

Es wird nicht alles auf einmal erhoben. Beim ersten Kontakt genügt die E-Mail-Adresse. Angaben zu Beruf und Einkommen werden erst nach einer Besichtigung erfragt, Nachweise erst, nachdem die Entscheidung für Sie gefallen ist. Diese Staffelung folgt der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Wohnraummiete und ist in der Software erzwungen: Die Schaltfläche für die Selbstauskunft existiert vor der Besichtigung nicht.

Verschlüsselung — und was sie leistet

Bewerbungsinhalte werden verschlüsselt gespeichert: Adresse, Name, Nachrichtentexte, Anhänge und Notizen. Die Entschlüsselung ist nur mit einer Passphrase möglich, die ausschließlich die Vermieterin kennt. Der Server kann eingehende Bewerbungen verschlüsseln, aber nicht lesen; auch der Anbieter dieser Software kann die Inhalte nicht einsehen.

Damit diese Angabe nicht mehr verspricht, als sie hält: Geschützt sind die Datenbank, Sicherungen und der Datenträger, und es ist ausgeschlossen, dass jemand über die Anwendung in die Rolle der Vermieterin wechselt und mitliest. Nicht geschützt wäre der Fall, dass jemand den laufenden Programmcode verändert, um die Passphrase bei der nächsten Eingabe abzufangen. Das ist bei serverseitig betriebener Software nicht auszuschließen und wird hier offen genannt, statt es zu verschweigen.

Keine automatische Bewertung

Es findet keine automatisierte Auswertung von Bewerbungen statt — kein Textverständnis durch künstliche Intelligenz, keine Einordnung, keine Punktevergabe, keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO. Jede Einladung und jede Absage wird von einem Menschen ausgelöst.

Löschung

Nach einer Absage, einem Rückzug oder dem Ablauf eines Bestätigungslinks wird die Bewerbung 14 Tage später vollständig gelöscht. Bewerbungen, über die nie entschieden wurde, verfallen spätestens nach 6 Monaten. Das erledigt ein täglicher Lauf, nicht unser Gedächtnis.

„Gelöscht" heißt hier zweierlei: Die Datensätze und Dateien werden entfernt und der zugehörige Schlüssel wird vernichtet. Dadurch sind die Inhalte auch in älteren Sicherungen nicht mehr lesbar. Im Protokoll bleibt einzig der Vermerk, dass zu einem Zeitpunkt gelöscht wurde — ohne Inhalte.

7. Mietverhältnisse und Abrechnungen

Für bestehende Mietverhältnisse werden die Daten verarbeitet, die zur Durchführung erforderlich sind: Stammdaten, Vertragsdaten, Zahlungen, Zählerstände, Betriebskostenabrechnungen und hochgeladene Unterlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für steuerliche Unterlagen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Aufbewahrungspflichten der §§ 147 AO, 257 HGB. Verantwortlich ist die Vermieterin (siehe Abschnitt 2).

8. Eingesetzte Dienstleister

Für den Betrieb werden folgende Auftragsverarbeiter eingesetzt:

• Mittwald CM Service GmbH & Co. KG — Espelkamp, Deutschland
  Hosting der Anwendung, Datenbank, E-Mail-Postfach
• Anthropic PBC — San Francisco, USA
  Automatisches Auslesen hochgeladener Belege und Zählerfotos
  Übermittlung in ein Drittland (USA) auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Das automatische Auslesen betrifft Belege und Zählerfotos der Vermieterseite, nicht Bewerbungen. Bewerbungsinhalte verlassen die Anwendung nicht und werden keinem Dienstleister vorgelegt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Betreffen Ihre Daten eine Bewerbung oder ein Mietverhältnis, richten Sie das Anliegen an die jeweilige Vermieterin — sie ist dafür Verantwortliche. Wenden Sie sich an uns, leiten wir es unverzüglich weiter. Ein Grund dafür ist technisch: Wir können die Inhalte selbst nicht lesen (Abschnitt 6).

Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für den oben genannten Anbieter zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach (https://www.lda.bayern.de).

10. Keine Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von Daten ist freiwillig. Ohne die zur Anbahnung oder Durchführung eines Mietverhältnisses erforderlichen Angaben lässt sich ein Vertrag allerdings nicht schließen oder durchführen.